AI w codziennej pracy z Microsoft Outlook- szkolenie online

Moduł 1: AI i poczta elektroniczna - co jest możliwe dzisiaj

• Krótkie wprowadzenie: czym jest AI w kontekście codziennej pracy biurowej.
• Przegląd dostępnych narzędzi AI: ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot, Gemini - co potrafi każde z nich i czym się różnią.
• Dlaczego w środowisku firmowym stawiamy na Microsoft Copilot: integracja z Outlook, zgodność z licencją M365 i bezpieczeństwo danych.
• Demonstracja na żywo: Copilot pisze maila, podsumowuje wątek, tłumaczy korespondencje.
• Dyskusja: gdzie w Waszej codziennej pracy AI może pomóc najbardziej?

Moduł 2: Prompt engineering dla poczty - jak rozmawiać z AI

• Zasady tworzenia skutecznych promptów - struktura, kontekst, ton, format.
• Gotowe szablony promptów do typowych zadań mailowych: odpowiedź na reklamację, zaproszenie na spotkanie, follow-up, eskalacja, podsumowanie.
• Personalizacja tonu i stylu - formalny, pół-formalny, wewnętrzny.
• Warsztat: każdy uczestnik tworzy kilka własnych promptów do swoich realnych zadań mailowych.

Moduł 3: Zaawansowane funkcje Outlook - to co już masz, a czego nie używasz

• Reguły i automatyczne akcje - jak skonfigurować Outlooka, aby pracował za Ciebie.
• Szybkie kroki (Quick Steps) - automatyzacja powtarzalnych czynności jednym kliknięciem.
• Szablony maili i podpisy warunkowe - profesjonalna komunikacja bez przepisywania.
• Kategorie, flagi i inteligentne foldery - jak opanować chaos w skrzynce.
• Warsztat: konfiguracja reguł i szybkich kroków na własnej skrzynce.

Moduł 4: Microsoft Copilot w Outlook - AI wbudowane w Twoje narzędzia

• Co potrafi Copilot w Outlook: podsumowywanie wątków, sugerowanie odpowiedzi, redagowanie maili.
• Integracja z kalendarzem i Teams: Copilot przy planowaniu spotkań z poziomu Outlooka i automatycznych notatkach ze spotkań.
• Dostępność i licencjonowanie - co jest w standardowej licencji M365, a co wymaga Copilot Pro.
• Demonstracja na żywo oraz analiza scenariuszy użycia.

Moduł 5: Automatyzacja z Power Automate - Twój cyfrowy asystent

• Czym jest Microsoft Power Automate i dlaczego warto go znać.
• Gotowe szablony automatyzacji dla Outlooka: automatyczne odpowiedzi, przekierowania, powiadomienia na Teams.
• Budowanie własnego przepływu krok po kroku (bez kodowania): np. automatyczne zapisywanie załączników na OneDrive/SharePoint.
• Zaawansowane scenariusze: automatyczna kategoryzacja maili, przypomnienia o mailach bez odpowiedzi, raport tygodniowy z poczty.
• Krótka wzmianka o alternatywach: n8n (open-source), Zapier, Make - kiedy warto rozważyć inne narzędzia.
• Warsztat: każdy Uczestnik buduje własne automatyzacje w Power Automate.

Moduł 6: Bezpieczeństwo, dobre praktyki i plan działania

• Co wolno, a czego nie wolno przesyłać do narzędzi AI - polityka bezpieczeństwa danych.
• Phishing wspomagany AI - jak rozpoznać nowa generacje zagrożeń.
• Alternatywy dla chmury - modele lokalne (on-premise) jako opcja dla firm z restrykcyjnymi wymaganiami bezpieczeństwa, krótki przegląd możliwości.
• Prywatność i RODO - na co zwracac uwage przy korzystaniu z AI w firmie.
• Podsumowanie: osobisty plan działania - “3 rzeczy, które wdrożę jutro”.
• Sesja Q&A i wymiana doświadczeń.

Ćwiczenia:

• Budowanie "prompt kit" - dedykowanego zestawu gotowych, przetestowanych promptów do własnych zadań mailowych.
• Konfiguracja reguł i Quick Steps w Outlooku - praktyczna optymalizacja skrzynki.
• Budowa automatyzacji w Power Automate - od szablonu do własnego przepływu.
• Analiza scenariuszy bezpieczeństwa - rozpoznawanie zagrożeń AI w poczcie.
• Plan działania - identyfikacja 3 quick-wins do wdrożenia następnego dnia.

Uczestnik uczy się:

• Wykorzystywać Microsoft Copilot do pisania, edytowania i podsumowywania maili w kilka sekund.
• Tworzyć skuteczne prompty do generowania profesjonalnych odpowiedzi na różne typy korespondencji.
• Wykorzystywać Copilot przy planowaniu spotkań, przygotowywaniu notatki w kalendarzu (integracja z Teams) oraz zarządzać załącznikami (OneDrive/SharePoint).
• Konfigurować zaawansowane reguły i automatyzacje w Outlooku oszczędzające czas.
• Budować proste przepływy automatyzacji w Microsoft Power Automate (np. automatyczne przekierowania, powiadomienia, archiwizacja).
• Rozpoznawać zagrożenia bezpieczeństwa związane z AI i poczta (phishing wspomagany AI, wyciek danych).

Uczestnik dowiaduje się:

• Które narzędzia AI są dostępne do pracy z programem MS Outlook i dlaczego Microsoft Copilot jest najbezpieczniejszym wyborem w kontekście firmowym. 
• Jak działa Microsoft Copilot w Outlook i co oferuje w ramach licencji Microsoft 365.
• Jak Copilot łączy Outlook z resztą ekosystemu Microsoft 365: kalendarzem i spotkaniami (Teams) oraz załącznikami (OneDrive/SharePoint). 
• Jakie sa najlepsze praktyki bezpiecznego korzystania z AI w środowisku korporacyjnym.
• Ile czasu można realnie zaoszczędzić dzięki automatyzacji typowych zadań mailowych.
• Jakie są trendy w automatyzacji pracy biurowej i co się zmieni w najbliższych latach.

• Mini-wykład wprowadzający z praktycznymi przykładami z codziennej pracy biurowej.
• Demonstracje narzędzi AI na żywo - trener pokazuje, Uczestnicy powtarzają na swoich komputerach.
• Ćwiczenia warsztatowe indywidualne - każdy pracuje na własnych, realnych przykładach.
• Moderowana dyskusja i wymiana doświadczeń uczestników.
• Gotowe materiały do zabrania: szablony promptów, checklist bezpieczeństwa, instrukcje krok-po-kroku.

• Pracownicy biurowi i administracyjni - korzystający z Outlooka na co dzień do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
• Kierownicy i menedżerowie - zarządzający dużą ilosciąa korespondencji, spotkań i zadań.
• Specjaliści techniczni i nie techniczni - szukający sposobów na usprawnienie codziennej pracy z poczta.

Wykorzystanie AI i automatyzacji w pracy z poczta elektroniczna może przynieść firmie wymierne korzyści:

• Oszczędność 30-60 minut dziennie podczas pisania maili i obsługi poczty.
• Wyższa jakość i spójność komunikacji firmowej.
• Eliminacja powtarzalnych, manualnych czynności (np. sortowanie, przekierowania, archiwizacja).
• Szybsze reagowanie na korespondencje - automatyczne priorytetyzowanie i powiadomienia.
• Świadome i bezpieczne korzystanie z narzędzi AI w środowisku korporacyjnym.

• Szkolenie prowadzone zdalnie poprzez sesję wideokonferencji on-line z wykorzystaniem dedykowanych narzędzi. 
• Uczestnicy dostają link do otwarcia sesji. Materiały są dostępne w wersji elektronicznej.